Eine Website-Inhaltsinventur ist die vollständige Erfassung aller Seiten, Fakten, Medien, Nachweise und Datensätze einer Website. Das Ergebnis zeigt Dir, welche Inhalte vorhanden sind, welchen Seitenjob sie erfüllen, wer dafür verantwortlich ist und ob Du sie löschen, korrigieren, strukturieren oder zentralisieren solltest.
Bei gewachsenen KMU-Websites fehlen nach meiner Erfahrung selten sämtliche Inhalte. Häufiger stehen Öffnungszeiten, Leistungen, Ansprechpartner, Zertifikate oder Unternehmensbeschreibungen an mehreren Stellen. Dann ist unklar, welche Angabe aktuell ist und welche Quelle verbindlich gilt.
Eine Inhaltsinventur erfasst nicht nur Seiten. Sie zeigt auch, wo Unternehmenswissen verstreut, veraltet oder ohne klare Verantwortung veröffentlicht wird.
Was gehört in eine Website-Inhaltsinventur?
Wenn Du Deine Website-Inhalte systematisch erfassen willst, solltest Du nicht bei den sichtbaren Hauptseiten aufhören. Eine vollständige Content-Inventur berücksichtigt auch Sprachversionen, Downloads, Bilder, Formulare, Landingpages, wiederkehrende Textbausteine und Daten, die im Hintergrund gespeichert werden.
Ordne den Bestand in fünf Inhaltsklassen:
- Seiten: Startseite, Leistungsseiten, Über-uns-Seite, Kontaktseite, Blogartikel, Standortseiten, Landingpages, rechtliche Seiten und weitere URLs.
- Wiederverwendbare Fakten: Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten, Gründungsjahr, Leistungen, Ansprechpartner, Preise oder Liefergebiete.
- Medien: Fotos, Videos, Grafiken, Logos, Dokumente, Präsentationen und herunterladbare Dateien.
- Nachweise: Zertifikate, Referenzen, Bewertungen, Auszeichnungen, Studien, Quellenangaben, Freigaben und Belege für veröffentlichte Aussagen.
- Strukturierte Datensätze: eindeutig definierte Leistungen, Standorte, Personen, Veranstaltungen, Produkte, Fragen und Antworten oder Kontaktdaten, die mehrere Ausgabekanäle verwenden können.
Diese Trennung ist wichtig, weil eine Seite und eine Information nicht dasselbe sind. Die Kontaktseite ist eine Seite. Die Telefonnummer darauf ist eine wiederverwendbare Tatsache. Ein Mitarbeiterfoto ist ein Medium. Eine Zertifikatsurkunde ist ein Nachweis. Die maschinenlesbare Zuordnung einer Person zu einer Funktion gehört zu den strukturierten Datensätzen.
Website-Inhaltsinventur und Content-Audit unterscheiden
Eine Inhaltsinventur beantwortet zuerst die Frage: Was ist vorhanden? Ein Content-Audit geht weiter und bewertet, wie korrekt, verständlich, aktuell und wirksam der vorhandene Inhalt ist.
- Content-Inventur: Bestand erfassen, Inhalte zuordnen und Verantwortlichkeiten sichtbar machen.
- Content-Audit: Qualität, Nutzung, Auffindbarkeit, Wirkung und Verbesserungsbedarf bewerten.
- Redaktionsplan: neue Inhalte, Termine, Kanäle und Veröffentlichungen planen.
Für kleine Teams ist die Reihenfolge entscheidend. Bewerte nicht zuerst einzelne Texte, solange unklar ist, wo dieselben Informationen vorkommen. Erfasse zunächst den Bestand. Danach kannst Du Qualität und Handlungsbedarf bewerten.
Schritt 1: Website-Inhaltsinventur abgrenzen und verantworten
Bestimme vor dem Erfassen, was zur Website gehört. Neben der Hauptdomain können Sprachverzeichnisse, Subdomains, Buchungsbereiche, Kampagnenseiten, PDFs oder externe Formulare dazugehören. Ohne eine klare Abgrenzung bleiben relevante Inhaltsbereiche unberücksichtigt.
Lege außerdem eine verantwortliche Person für die Inventur fest. Diese Person muss nicht jede Aussage selbst prüfen. Sie koordiniert den Ablauf, fordert Freigaben an und dokumentiert Entscheidungen.
Bei kleinen Betrieben reicht meist eine einfache Rollenverteilung:
- Eine Person koordiniert die Inventur.
- Die Geschäftsführung bestätigt zentrale Unternehmensangaben.
- Die zuständige Fachperson prüft Leistungen, Produkte oder Abläufe.
- Die für Kommunikation zuständige Person beurteilt Sprache und Zielgruppe.
- Die technische Betreuung prüft Formulare, Datensätze und wiederkehrende Ausgaben.
Wenn Du bei der Bestandsaufnahme auch Technik, Inhaltsstruktur und Nutzerführung neu bewerten möchtest, sollte die Inventur Teil einer übergeordneten Website-Strategie und Webentwicklung sein. Andernfalls werden einzelne Fehler behoben, während die Ursache der Mehrfachpflege bestehen bleibt.
Schritt 2: Alle Website-Inhalte erfassen
Beginne mit der XML-Sitemap und der Seitenübersicht im CMS. Ergänze anschließend Inhalte, die dort häufig fehlen:
- nicht verlinkte Landingpages und alte Kampagnenseiten
- Entwürfe und noch erreichbare Archivseiten
- PDFs, Preislisten, Speisekarten, Kataloge und Formulare
- Bilder und Videos in der Mediathek
- deutsche, italienische und weitere Sprachversionen
- Inhalte im Footer, in Pop-ups oder globalen Website-Bausteinen
- strukturierte Angaben im CMS oder im Quellcode
- Weiterleitungen und wichtige nicht mehr erreichbare URLs
Ein automatischer Export kann die Erfassung beschleunigen. Die inhaltliche Einordnung bleibt eine menschliche Aufgabe. Ein Werkzeug kann nicht verlässlich entscheiden, ob eine alte Telefonnummer noch gültig ist oder eine Leistungsbeschreibung weiterhin zur Positionierung des Betriebs passt.
Schritt 3: Jeder Seite einen klaren Seitenjob geben
Der Seitenjob beschreibt die wichtigste Aufgabe einer URL. Eine Seite sollte nicht gleichzeitig umfassend informieren, Vertrauen aufbauen, verkaufen, Support leisten und mehrere Zielgruppen ansprechen.
Nutze klare Tätigkeitswörter für den Seitenjob:
- Orientieren: Die Startseite vermittelt Angebot, Zielgruppe und nächsten Schritt.
- Informieren: Eine Leistungsseite beantwortet konkrete Fragen zu einer Leistung.
- Vertrauen schaffen: Eine Projektseite zeigt Erfahrung und nachvollziehbare Ergebnisse.
- Entscheidung erleichtern: Eine Angebotsseite erklärt Ablauf, Eignung und Rahmenbedingungen.
- Anfrage auslösen: Eine Kontakt- oder Landingpage führt zu einer klaren Handlung.
- Unterstützen: Eine FAQ- oder Hilfeseite beantwortet wiederkehrende Fragen.
- Absichern: Eine rechtliche Seite erfüllt Informations- und Dokumentationspflichten.
Kann niemand den Seitenjob in einem kurzen Satz benennen, ist die Seite meist unklar aufgebaut oder inhaltlich überladen. Das bedeutet nicht automatisch, dass Du die Seite löschen musst. Häufig genügt es, Inhalte neu zu ordnen oder auf mehrere Seiten mit eindeutigen Aufgaben zu verteilen.
Schritt 4: Feldvorlage für die Website-Inhaltsinventur anlegen
Eine breite Inventur-Tabelle wird auf kleinen Bildschirmen schnell unübersichtlich. Du kannst die benötigten Felder in einer Tabellenkalkulation führen und jeden Eintrag als kompakten Datensatz bearbeiten.
Erfasse für jede URL zunächst diese Kernfelder:
- URL: Wo ist der Inhalt veröffentlicht?
- Seitentitel: Wie heißt die Seite intern und sichtbar?
- Seitenjob: Welche konkrete Aufgabe erfüllt die Seite?
- Verantwortliche Person: Wer bestätigt Inhalt und Freigabe?
- Quelle: Woher stammen Fakten und Aussagen?
- Aktualitätsdatum: Wann wurde der Inhalt zuletzt sachlich geprüft?
- Zielgruppe: Für wen ist die Seite bestimmt?
Ergänze anschließend die Felder für Einordnung und Entscheidung:
- Wiederverwendung: Welche Angaben erscheinen auch auf anderen Seiten oder Kanälen?
- Sprache: Welche Sprachversion wird erfasst?
- Inhaltsklasse: Handelt es sich um eine Seite, eine Tatsache, ein Medium, einen Nachweis oder einen Datensatz?
- Maßnahme: Behalten, löschen, korrigieren, strukturieren oder zentralisieren?
- Priorität: Wie hoch sind Risiko und geschäftliche Bedeutung?
Beispiel für einen ausgefüllten Seiteneintrag
- URL: /de/kontakt/
- Seitenjob: Kontaktaufnahme und Anfahrt ermöglichen
- Verantwortliche Person: Geschäftsführung
- Quelle: interne Stammdaten und bestätigte Öffnungszeiten
- Aktualitätsdatum: Datum der letzten sachlichen Prüfung
- Zielgruppe: Interessenten, bestehende Auftraggeber und Lieferanten
- Wiederverwendung: Footer, Google-Unternehmensprofil, italienische Kontaktseite und Angebotsunterlagen
- Maßnahme: Öffnungszeiten korrigieren und zentralisieren
- Priorität: hoch, weil falsche Angaben Besuche und Anfragen beeinträchtigen können
Das Aktualitätsdatum sollte nicht nur das Datum der letzten Textänderung wiedergeben. Entscheidend ist, wann eine fachlich zuständige Person die Aussage zuletzt geprüft hat. Ein kürzlich gespeicherter Text kann inhaltlich trotzdem veraltet sein.
Schritt 5: Wiederverwendbare Fakten herauslösen
Besonders relevant sind Informationen, die an mehreren Stellen vorkommen. Dazu zählen:
- Firmenname und Rechtsform
- Adresse und Standortangaben
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten
- Leistungen und Leistungsbezeichnungen
- Ansprechpartner und Funktionen
- Gründungsjahr und Unternehmensgeschichte
- Sprachen, Liefergebiete und Einzugsbereiche
- Zertifizierungen, Mitgliedschaften und Auszeichnungen
Markiere für jede Tatsache, auf welchen Seiten und externen Kanälen sie verwendet wird. Mit jeder zusätzlichen Wiederverwendung steigt das Risiko widersprüchlicher Versionen. Häufig benötigte Unternehmensangaben gehören langfristig in eine verbindliche Single Source of Truth.
Eine Single Source of Truth erfordert nicht zwingend ein umfangreiches neues System. Für ein kleines Unternehmen kann ein zentral gepflegtes Brand Fact Sheet oder ein verbindlicher Datensatz im CMS genügen. Entscheidend ist, dass eine Quelle als verbindlich definiert wird und Änderungen von dort in alle Ausgaben übernommen werden.
Schritt 6: Medien und Nachweise getrennt prüfen
Medien brauchen eine eigene Inventur, weil Dateiname und Einsatzort allein nicht genügen. Erfasse bei Bildern, Videos und Dokumenten:
- Dateiname und Dateityp
- Fundort und verwendete Seiten
- Motiv oder Inhalt
- Urheber und Rechteinhaber
- Nutzungsfreigabe und mögliche Einschränkungen
- Alternativtext oder Beschreibung
- Erstellungs- und Aktualitätsdatum
- Möglichkeit zur Wiederverwendung
- zuständige Person
In meiner Arbeit mit KMU begegnen mir ältere Unternehmenswebsites mit Fotos, deren Herkunft intern nicht mehr nachvollziehbar ist. Die Annahme, ein Bild dürfe wahrscheinlich verwendet werden, ist kein belastbarer Nachweis. Hinweise zur Prüfung findest Du im Beitrag über Bildrechte auf Unternehmenswebsites in Italien.
Verbinde jeden Nachweis mit der zugehörigen Aussage. Wenn eine Seite beispielsweise mit Erfahrung, Qualität oder einer Zertifizierung wirbt, dokumentiere den Beleg, die Gültigkeit und die verantwortliche Stelle. So bleiben Aussagen überprüfbar und abgelaufene Nachweise werden erkennbar.
Schritt 7: Mehrsprachigkeit auf Faktenebene prüfen
Mehrsprachigkeit ist nicht nur eine Übersetzungsaufgabe. Eine deutsche und eine italienische Seite können sprachlich korrekt und trotzdem sachlich widersprüchlich sein.
Prüfe deshalb bei jeder Sprachversion:
- Verwendet die Seite dieselben bestätigten Unternehmensfakten?
- Ist das Aktualitätsdatum in allen Sprachen nachvollziehbar?
- Wurde eine Änderung nur in einer Sprache durchgeführt?
- Gibt es bewusst unterschiedliche Angebote oder Zielgruppen?
- Ist dokumentiert, wer die jeweilige Sprachfassung fachlich freigibt?
Eine Übersetzung muss nicht wortgleich sein. Die Faktenbasis sollte jedoch konsistent bleiben. Zielgruppengerechte Anpassungen sind sinnvoll, solange Adresse, Ansprechpartner, Öffnungszeiten, Leistungsumfang und Nachweise nicht unbeabsichtigt voneinander abweichen.
Schritt 8: Strukturierte Datensätze identifizieren
Informationen mit klaren Feldern und wiederkehrender Verwendung eignen sich als strukturierte Datensätze. Statt eine Leistung mehrfach als freien Text einzutragen, kannst Du Name, Kurzbeschreibung, Zielgruppe, Ansprechpartner und zugehörige Nachweise getrennt pflegen.
Typische Datensätze sind:
- Unternehmen und Standorte
- Personen und Funktionen
- Leistungen und Produkte
- Öffnungszeiten und Kontaktwege
- Projekte und Referenzen
- Veranstaltungen und Termine
- Fragen und Antworten
- Zertifikate und Bewertungen
Strukturierte Inhalte reduzieren Mehrfachpflege und schaffen eine verlässlichere Basis für die Website, Suchsysteme und weitere digitale Ausgaben. Eine Einführung findest Du im Glossar zu strukturierten Daten.
Beispiel einer Content-Inventur für eine Website
Ein typischer Fall: Ein inhabergeführter Südtiroler Betrieb nennt Öffnungszeiten auf der Kontaktseite, im Footer, in einer PDF und in zwei Sprachversionen. Bei einer saisonalen Änderung wird nur die deutsche Kontaktseite angepasst. Die italienische Seite und die PDF zeigen weiterhin die alten Zeiten.
Vor der Inhaltsinventur
- Mehrere Personen ändern Angaben unabhängig voneinander.
- Die Quelle der Öffnungszeiten ist nicht dokumentiert.
- Die Sprachversionen haben unterschiedliche Aktualitätsstände.
- Die PDF wird bei Änderungen übersehen.
- Niemand trägt die fachliche Verantwortung für die veröffentlichte Angabe.
Nach der Inhaltsinventur
- Die Öffnungszeiten werden als wiederverwendbare Fakten geführt.
- Die Geschäftsführung bestätigt die verbindliche Quelle.
- Eine verantwortliche Person pflegt die Änderung.
- Alle Fundorte und Sprachversionen sind dokumentiert.
- Die Angabe wird zentral gespeichert und in mehreren Bereichen ausgegeben.
Nach der Website-Inhaltsinventur ist dokumentiert, welche Angabe gilt, wer sie freigibt und wo sie verwendet wird.
Priorisierung: löschen, korrigieren, strukturieren oder zentralisieren?
Nach der Erfassung braucht jeder auffällige Eintrag eine Entscheidung. Dafür eignen sich vier Maßnahmen:
- Löschen: Entferne Inhalte ohne gültigen Zweck, belegbare Aussage oder notwendige Eigenständigkeit. Prüfe vorher Weiterleitungen und bestehende Verweise.
- Korrigieren: Berichtige falsche, veraltete oder widersprüchliche Angaben anhand einer bestätigten Quelle.
- Strukturieren: Überführe unübersichtliche Texte in eindeutige Felder, Abschnitte, Fragen und Antworten, Leistungsdaten oder andere klar nutzbare Einheiten.
- Zentralisieren: Löse häufig wiederverwendete Fakten aus einzelnen Seiten heraus und pflege sie in einer verbindlichen Quelle.
Bearbeite die Maßnahmen nicht allein in der Reihenfolge der URL-Liste. Priorisiere nach Risiko und Wirkung:
- Priorität 1: rechtlich riskante, geschäftskritische oder eindeutig falsche Angaben
- Priorität 2: häufig verwendete Fakten wie Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Preise und Leistungen
- Priorität 3: veraltete Sprachversionen, Medien und Nachweise
- Priorität 4: strukturelle Verbesserungen und inhaltliche Optimierungen
Korrigiere zuerst Angaben, die falsche Entscheidungen verursachen können. Optimiere danach Struktur und Darstellung.
Website-Inhaltsinventur in 90 Tagen umsetzen
Tag 1 bis 30: Bestand und Risiken erfassen
- Website-Grenzen definieren
- verantwortliche Person bestimmen
- URLs, Downloads, Medien und Sprachversionen sammeln
- Seitenjob und Zielgruppe festhalten
- offensichtliche Widersprüche markieren
Tag 31 bis 60: Kritische Inhalte bereinigen
- geschäftskritische Fakten mit ihrer Quelle abgleichen
- falsche Kontakt- und Leistungsangaben korrigieren
- nicht mehr benötigte Inhalte kontrolliert löschen
- Medienrechte und Nachweise prüfen
- Verantwortlichkeiten verbindlich festlegen
Tag 61 bis 90: Wissen strukturieren und zentralisieren
- wiederverwendbare Fakten definieren
- zentrale Unternehmensdaten einrichten
- strukturierte Datensätze für Leistungen, Personen und Standorte anlegen
- Sprachversionen an dieselbe Faktenbasis anbinden
- Prüfintervalle und Aktualitätsdaten festlegen
Wenn die Inhaltsinventur Teil eines größeren Umbaus ist, hilft eine Website-Roadmap mit 30-, 60- und 90-Tage-Schritten, technische, rechtliche und inhaltliche Aufgaben zu verbinden.
Website-Inhaltsinventur dauerhaft pflegen
Eine einmal erstellte Liste verliert ihren Wert, wenn niemand sie pflegt. Ergänze deshalb einen einfachen Arbeitsablauf:
- Jede wichtige Tatsache hat eine verantwortliche Person.
- Jede geschäftskritische Aussage besitzt eine nachvollziehbare Quelle.
- Jeder Datensatz hat ein Aktualitätsdatum.
- Änderungen werden zuerst an der verbindlichen Stelle durchgeführt.
- Sprachversionen und weitere Ausgaben werden gemeinsam geprüft.
- Abgelaufene Nachweise lösen eine konkrete Prüfaufgabe aus.
Der Prüfzyklus hängt von der Art des Inhalts ab. Öffnungszeiten, Preise und Ansprechpartner benötigen meist häufigere Kontrollen als die Unternehmensgeschichte. Prüfe die Website-Inhaltsinventur zusätzlich, wenn sich Zuständigkeiten, Leistungen, Standorte, rechtliche Vorgaben oder die Positionierung ändern.
Fragen und Antworten zur Website-Inhaltsinventur
Wie lange dauert eine Website-Inhaltsinventur?
Der Aufwand hängt von der Zahl der URLs, Sprachversionen, Medien und beteiligten Personen ab. Eine kleine Website kann schneller erfasst werden, während eine gewachsene mehrsprachige Website zusätzliche Abstimmung benötigt.
Welches Werkzeug brauche ich für die Content-Inventur?
Für den Einstieg genügt meist eine Tabellenkalkulation mit festen Feldern. Entscheidend ist, dass URL, Seitenjob, Quelle, Aktualitätsdatum, Zielgruppe, Verantwortung, Wiederverwendung und Maßnahme einheitlich erfasst werden.
Muss ich jede einzelne Website-Seite erfassen?
Erfasse zumindest jede öffentlich erreichbare oder geschäftlich relevante URL. Ergänze außerdem PDFs, nicht verlinkte Landingpages, Medien und wiederkehrende Angaben, weil außerhalb der Hauptnavigation ebenfalls veraltete Inhalte liegen können.
Wer sollte für die Inventur verantwortlich sein?
Eine Person sollte den Ablauf koordinieren und Entscheidungen dokumentieren. Die fachliche Bestätigung kommt jeweils von der Stelle, die eine Aussage zuverlässig prüfen kann, beispielsweise Geschäftsführung, Verkauf oder Personalverantwortung.
Wie gehe ich mit mehreren Sprachversionen um?
Erfasse jede Sprachseite separat und verknüpfe sie mit derselben bestätigten Faktenbasis. Dokumentiere bewusst unterschiedliche Inhalte, damit eine zielgruppengerechte Anpassung nicht mit einem unbeabsichtigten Widerspruch verwechselt wird.
Wie oft sollte die Inhaltsinventur aktualisiert werden?
Aktualisiere die Inventur bei jeder wesentlichen Änderung und prüfe kritische Fakten in festgelegten Intervallen. Der passende Rhythmus richtet sich nach Veränderungshäufigkeit, Risiko und geschäftlicher Bedeutung des Inhalts.
Soll ich kurze oder wenig besuchte Seiten automatisch löschen?
Nein. Eine kurze Seite kann einen klaren Seitenjob erfüllen und für eine kleine Zielgruppe wichtig sein. Lösche Inhalte erst, wenn Zweck, Verweise, Nachfrage, Nachweise und mögliche Weiterleitungen geprüft wurden.
Was ist der wichtigste Nutzen einer Inhaltsinventur?
Die Inhaltsinventur schafft Klarheit über Bestand, Quellen und Zuständigkeiten. Dadurch kann Dein Betrieb falsche Angaben schneller beheben, Mehrfachpflege reduzieren und Website-Inhalte verlässlich weiterverwenden.
Eine Website-Inhaltsinventur schafft einen dokumentierten Wissensbestand mit klaren Quellen, Zuständigkeiten und Pflegewegen. Damit reduziert Dein Betrieb widersprüchliche Angaben und kann Inhalte verlässlich in mehreren Sprachen und Kanälen verwenden.
