Un inventaire de contenu web consiste à recenser l'ensemble des pages, informations, médias, preuves et données présents sur un site web. Il permet d'identifier le contenu existant, sa fonction, les personnes responsables et de déterminer s'il convient de le supprimer, de le corriger, de le restructurer ou de le centraliser.
D'après mon expérience, les sites web des PME établies présentent rarement des informations incomplètes. Le plus souvent, les horaires d'ouverture, les services proposés, les personnes à contacter, les certifications ou la description de l'entreprise sont listés à plusieurs endroits. Il devient alors difficile de savoir quelles informations sont à jour et quelle source est fiable.
Un inventaire de contenu ne se contente pas de recenser les pages. Il révèle également où les connaissances de l'entreprise sont dispersées, obsolètes ou publiées sans traçabilité claire.
Que doit contenir un inventaire du contenu d'un site web ?
Pour recenser systématiquement le contenu de votre site web, ne vous limitez pas aux pages principales visibles. Un inventaire complet inclut également les versions linguistiques, les téléchargements, les images, les formulaires, les pages de destination, les extraits de texte récurrents et les données stockées en arrière-plan.
Classez l'inventaire en cinq classes de contenu :
- Pages: Page d'accueil, pages de services, page « À propos », page de contact, articles de blog, pages de localisation, pages de destination, pages légales et autres URL.
- Faits réutilisables : Nom de l'entreprise, adresse, numéro de téléphone, horaires d'ouverture, année de création, services proposés, personne à contacter, prix ou zones de livraison.
- Médias: Photos, vidéos, graphiques, logos, documents, présentations et fichiers téléchargeables.
- Preuve: Certificats, références, évaluations, récompenses, études, sources, approbations et preuves à l'appui des déclarations publiées.
- Ensembles de données structurées : Des services, des lieux, des personnes, des événements, des produits, des questions et réponses ou des coordonnées clairement définis et pouvant utiliser plusieurs canaux de diffusion.
Cette distinction est importante car une page et une information ne sont pas synonymes. La page de contact est une page. Le numéro de téléphone qui y figure est une information réutilisable. La photo d'un employé est un support. Un certificat est une preuve d'emploi. L'attribution automatisée d'une personne à un poste relève des enregistrements de données structurées.
L'inventaire du contenu d'un site web et l'audit de contenu sont deux choses différentes.
Un inventaire de contenu répond d'abord à la question : quel contenu est disponible ? Un audit de contenu va plus loin et évalue la précision, la compréhensibilité, l'actualité et l'efficacité du contenu existant.
- Inventaire du contenu : Inventaire des données, attribution du contenu et clarification des responsabilités.
- Audit de contenu : Évaluer la qualité, la facilité d'utilisation, la facilité de recherche, l'impact et le besoin d'amélioration.
- Plan éditorial : Planifiez de nouveaux contenus, dates, chaînes et publications.
Pour les petites équipes, l'ordre est crucial. N'évaluez pas les textes individuellement dans un premier temps, tant que les similitudes entre les informations ne sont pas évidentes. Commencez par recenser l'ensemble des documents existants. Vous pourrez ensuite évaluer leur qualité et identifier les points à améliorer.
Étape 1 : Définir et assumer la responsabilité de l'inventaire du contenu du site Web
Avant d'enregistrer vos données, définissez ce qui constitue le site web. Outre le domaine principal, cela peut inclure les répertoires de langues, les sous-domaines, les espaces de réservation, les pages de campagne, les PDF ou les formulaires externes. Sans définition claire, des éléments de contenu pertinents risquent d'être négligés.
De plus, désignez une personne responsable de l'inventaire. Cette personne n'a pas besoin de vérifier elle-même chaque déclaration. Elle coordonne le processus, sollicite les approbations et documente les décisions.
Pour les petites entreprises, une simple répartition des rôles est généralement suffisante :
- Une personne coordonne l'inventaire.
- La direction confirme les informations clés de l'entreprise.
- Le spécialiste responsable examine les services, les produits ou les processus.
- La personne responsable de la communication évalue la langue et le public cible.
- L'équipe de support technique vérifie les formulaires, les enregistrements de données et les dépenses récurrentes.
Si vous souhaitez également réévaluer la technologie, la structure du contenu et l'expérience utilisateur lors de l'inventaire, celui-ci doit s'inscrire dans une stratégie web globale et un plan de développement web . Autrement, vous corrigerez des erreurs ponctuelles sans vous attaquer au problème de fond, source de la maintenance superflue.
Étape 2 : Capturer tout le contenu du site Web
Commencez par le plan du site XML et la vue d'ensemble des pages dans le CMS. Ajoutez ensuite le contenu qui y est souvent absent :
- Pages de destination non liées et anciennes pages de campagne
- Brouillons et pages d'archives encore accessibles
- PDF, listes de prix, menus, catalogues et formulaires
- Images et vidéos de la médiathèque
- versions allemande, italienne et autres langues
- Contenu dans le pied de page, dans les fenêtres contextuelles ou les blocs de construction globaux du site Web
- informations structurées dans le CMS ou dans le code source
- Redirections et URL importantes, désormais inaccessibles
L'exportation automatisée peut accélérer la collecte de données. Cependant, la classification du contenu reste une tâche humaine. Un outil ne peut déterminer avec certitude si un ancien numéro de téléphone est toujours valide ou si la description d'un service est toujours en adéquation avec le positionnement de l'entreprise.
Étape 3 : Attribuer une fonction claire à chaque page.
La fonction principale d'une page web est décrite ci-dessous. Une page ne doit pas simultanément fournir des informations exhaustives, instaurer la confiance, vendre des produits, offrir une assistance et s'adresser à plusieurs publics cibles.
Utilisez des verbes d'action clairs pour décrire votre activité secondaire :
- Orientation: La page d'accueil présente l'offre, le groupe cible et l'étape suivante.
- Informer: Une page de service répond aux questions spécifiques concernant un service.
- Créer la confiance : Une page de projet met en valeur l'expérience et les résultats vérifiables.
- Faciliter la décision : Une page d'offre explique le processus, l'adéquation du produit et les conditions générales.
- Demande de déclenchement : Une page de contact ou une page de destination mène à une action claire.
- Soutien: Une FAQ ou une page d'aide répond aux questions fréquemment posées.
- Mettez-vous en sécurité : Une entité juridique remplit les obligations d'information et de documentation.
Si personne ne peut décrire la fonction d'une page en quelques mots, c'est généralement qu'elle est mal structurée ou surchargée de contenu. Cela ne signifie pas pour autant qu'il faille la supprimer. Souvent, il suffit de réorganiser le contenu ou de le répartir sur plusieurs pages aux objectifs clairement définis.
Étape 4 : Créer un modèle de champ pour l’inventaire du contenu du site Web
Un tableau d'inventaire volumineux devient vite illisible sur les petits écrans. Vous pouvez gérer les champs nécessaires dans une feuille de calcul et modifier chaque entrée comme une fiche de données compacte.
Commencez par collecter ces champs essentiels pour chaque URL :
- URL: Où le contenu est-il publié ?
- Titre de la page : Quel est le nom interne et public de la page ?
- Travail secondaire : Quelle est la fonction précise de cette page ?
- Personne responsable : Qui confirme le contenu et donne son approbation ?
- Source: D'où proviennent les faits et les déclarations ?
- Date de mise à jour : Quand le contenu a-t-il fait l'objet d'un examen objectif pour la dernière fois ?
- Groupe cible: À qui s'adresse cette page ?
Remplissez ensuite les champs de classification et de décision :
- Réutilisation: Quelles informations apparaissent également sur d'autres sites web ou chaînes ?
- Langue: Quelle version linguistique est enregistrée ?
- Classe de contenu : S'agit-il d'une page, d'un fait, d'un support, d'une preuve ou d'un ensemble de données ?
- mesurer: Conserver, supprimer, corriger, structurer ou centraliser ?
- Priorité: Quels sont les risques et les implications commerciales ?
Exemple d'une entrée de page complétée
- URL: /de/kontakt/
- Travail secondaire : Contact et itinéraire
- Personne responsable : Gestion
- Source: données de base internes et horaires d'ouverture confirmés
- Date de mise à jour : Date de la dernière révision de fond
- Groupe cible: Clients potentiels, clients actuels et fournisseurs
- Réutilisation: Pied de page, profil Google My Business, page de contact en italien et documents d'offre
- mesurer: Corriger et centraliser les heures d'ouverture
- Priorité: élevé, car des informations incorrectes peuvent avoir un impact négatif sur les visites et les demandes de renseignements.
La date de mise à jour ne doit pas simplement correspondre à la date de la dernière modification du texte. Ce qui importe, c'est la date à laquelle un professionnel qualifié a relu le document pour la dernière fois. Même un texte récemment enregistré peut contenir des informations obsolètes.
Étape 5 : Extraire les faits réutilisables
Les informations qui apparaissent à plusieurs endroits sont particulièrement pertinentes. Cela inclut :
- Nom de l'entreprise et forme juridique
- Adresse et détails de localisation
- numéro de téléphone et adresse e-mail
- Horaires d'ouverture et disponibilité
- Services et descriptions de services
- Personnes et fonctions de contact
- Année de fondation et historique de l'entreprise
- Langues, zones de desserte et zones de chalandise
- Certifications, adhésions et récompenses
Pour chaque information, indiquez les pages et les canaux externes sur lesquels elle est utilisée. Plus elle est réutilisée, plus le risque de versions contradictoires augmente. Les informations fréquemment consultées par l'entreprise doivent être stockées de manière pérenne dans une source unique et fiable.
Une source unique de vérité ne nécessite pas forcément un système complexe. Pour une petite entreprise, une fiche d'information de marque centralisée ou un enregistrement de données contraignant dans le CMS peuvent suffire. L'essentiel est de définir une source faisant autorité et que toute modification apportée à cette source soit intégrée à toutes les autres productions.
Étape 6 : Vérifier séparément les supports et les preuves
Les supports multimédias nécessitent un inventaire distinct, car le nom et l'emplacement des fichiers ne suffisent pas. Veuillez consigner les informations suivantes pour les images, les vidéos et les documents :
- Nom et type de fichier
- Emplacement et pages utilisées
- Motif ou contenu
- titulaires de droits d'auteur et titulaires de droits
- Autorisation d'utilisation et restrictions possibles
- Texte alternatif ou description
- Date de création et de mise à jour
- Possibilité de réutilisation
- personne responsable
Dans le cadre de mon travail auprès des PME, je rencontre fréquemment d'anciens sites web d'entreprises dont les photos ne sont plus identifiables en interne. Supposer qu'une image peut probablement être utilisée ne constitue pas une preuve fiable. Vous trouverez des informations sur la manière de vérifier cela dans l'article relatif aux droits d'image sur les sites web d'entreprises en Italie.
Associez chaque élément de preuve à l'affirmation correspondante. Par exemple, si un site web met en avant son expérience, la qualité de ses services ou une certification, documentez la preuve, sa validité et l'organisme responsable. Cela garantit la vérifiabilité des affirmations et permet d'identifier facilement les certifications expirées.
Étape 7 : Vérifier le multilinguisme au niveau factuel
Le multilinguisme ne se limite pas à la traduction. Un site web allemand et un site web italien peuvent être linguistiquement corrects et pourtant factuellement contradictoires.
Par conséquent, vérifiez les points suivants pour chaque version linguistique :
- Le site utilise-t-il les mêmes informations vérifiées sur l'entreprise ?
- La date de mise à jour est-elle vérifiable dans toutes les langues ?
- La modification a-t-elle été apportée dans une seule langue ?
- Existe-t-il des offres ou des groupes cibles délibérément différents ?
- Existe-t-il une documentation indiquant qui approuve professionnellement chaque version linguistique ?
Une traduction n'a pas à être littérale. Toutefois, le contenu factuel doit rester cohérent. Des adaptations en fonction du public cible sont conseillées, à condition que l'adresse, la personne à contacter, les horaires d'ouverture, l'étendue des services et les pièces justificatives ne diffèrent pas involontairement.
Étape 8 : Identifier les ensembles de données structurés
Les informations comportant des champs clairement définis et une utilisation récurrente sont adaptées aux enregistrements de données structurées. Au lieu de saisir un service plusieurs fois en texte libre, vous pouvez gérer séparément le nom, la brève description, le public cible, la personne à contacter et la documentation associée.
Les ensembles de données typiques comprennent :
- Entreprises et lieux
- Personnes et fonctions
- Services et produits
- Horaires d'ouverture et informations de contact
- Projets et références
- événements et rendez-vous
- Questions et réponses
- Certificats et évaluations
Le contenu structuré réduit la maintenance répétitive et offre une base plus fiable pour le site web, les moteurs de recherche et autres supports numériques. Vous trouverez une introduction aux données structurées dans le glossaire.
Exemple d'inventaire de contenu pour un site web
Cas typique : une entreprise familiale du Tyrol du Sud affiche ses horaires d’ouverture sur sa page de contact, en bas de page, dans un PDF et en deux versions linguistiques. Lors d’un changement de saison, seule la page de contact en allemand est mise à jour. La page en italien et le PDF conservent les anciens horaires.
Avant l'inventaire
- Plusieurs personnes modifient des détails indépendamment les unes des autres.
- La source des horaires d'ouverture n'est pas documentée.
- Les versions linguistiques présentent différents niveaux de mise à jour.
- Le fichier PDF est négligé lors des modifications.
- Personne n'est tenu responsable professionnellement des informations publiées.
Après l'inventaire du contenu
- Les horaires d'ouverture sont indiqués comme informations réutilisables.
- La direction confirme la source fiable.
- Une personne responsable conserve la monnaie.
- Toutes les versions, en termes de localisation et de langue, sont documentées.
- Les informations sont stockées de manière centralisée et affichées à plusieurs endroits.
Après l’inventaire du contenu du site web, il est documenté quelles informations s’appliquent, qui les approuve et où elles sont utilisées.
Priorisation : supprimer, corriger, restructurer ou centraliser ?
Après enregistrement, chaque entrée notable nécessite une décision. Quatre mesures conviennent à cet effet :
- Éteindre: Supprimez tout contenu dépourvu de finalité valable, d'allégation vérifiable ou d'originalité suffisante. Vérifiez au préalable les redirections et les liens existants.
- Correct: Corrigez toute information fausse, obsolète ou contradictoire en utilisant une source vérifiée.
- Structure: Transformer des textes complexes en champs, sections, questions et réponses, données de performance ou autres unités facilement utilisables.
- Centraliser: Extraire les faits fréquemment réutilisés des différentes pages et les conserver dans une source de référence.
Ne traitez pas les mesures uniquement dans l'ordre de la liste d'URL. Priorisez-les en fonction du risque et de l'impact :
- Priorité 1 : Informations juridiquement risquées, essentielles à l'activité ou manifestement fausses
- Priorité 2 : Informations fréquemment utilisées telles que les coordonnées, les horaires d'ouverture, les prix et les services
- Priorité 3 : versions linguistiques obsolètes, médias et preuves
- Priorité 4 : améliorations structurelles et optimisations de contenu
Commencez par corriger toute information susceptible d'induire en erreur. Ensuite, optimisez la structure et la présentation.
Réalisez un inventaire du contenu de votre site web en 90 jours.
Jours 1 à 30 : Évaluation des stocks et des risques
- Définir les limites du site web
- Désigner la personne responsable
- Collecter les URL, les téléchargements, les médias et les versions linguistiques
- Enregistrement des activités annexes et du public cible
- contradictions évidentes
Jours 31 à 60 : Nettoyer le contenu critique
- Vérifiez les faits essentiels à l'entreprise auprès de leurs sources.
- Corriger les informations de contact et de service incorrectes
- Suppression contrôlée du contenu indésirable
- Vérifier les droits des médias et les preuves
- Définir les responsabilités de manière contraignante
Jours 61 à 90 : Structuration et centralisation des connaissances
- Définir des faits réutilisables
- Mise en place d'une base de données d'entreprise
- Créez des enregistrements de données structurées pour les services, les personnes et les lieux.
- Lier les versions linguistiques à une même base factuelle
- Définir les intervalles de test et les dates de mise à jour
Si l'inventaire du contenu fait partie d'une refonte plus large, une feuille de route du site web avec des étapes de 30, 60 et 90 jours permet de combiner les tâches techniques, juridiques et liées au contenu.
Maintenir un inventaire du contenu du site Web de façon continue
Une liste, une fois créée, perd toute sa valeur si personne ne la met à jour. Il est donc conseillé d'ajouter un processus simple :
- Chaque fait important a un responsable.
- Chaque déclaration essentielle à l'entreprise possède une source vérifiable.
- Chaque enregistrement de données comporte une date actuelle.
- Les modifications sont d'abord implémentées au niveau de la liaison.
- Les versions linguistiques et les autres éditions seront examinées conjointement.
- Les documents périmés déclenchent une tâche d'audit spécifique.
La fréquence des révisions dépend du type de contenu. Les horaires d'ouverture, les prix et les personnes à contacter nécessitent généralement des vérifications plus fréquentes que l'historique de l'entreprise. Par ailleurs, il convient de revoir l'inventaire du contenu du site web à chaque modification des responsabilités, des services, des adresses, des obligations légales ou du positionnement de l'entreprise.
Questions et réponses sur l'inventaire du contenu des sites web
Combien de temps dure un inventaire du contenu d'un site web ?
L'effort requis dépend du nombre d'URL, de versions linguistiques, de supports et de personnes impliquées. Un petit site web peut être analysé plus rapidement, tandis qu'un site multilingue établi nécessite une coordination plus poussée.
De quel outil ai-je besoin pour l'inventaire du contenu ?
Pour commencer, une feuille de calcul avec des champs fixes suffit généralement. L'important est que l'URL, la fonction de la page, la source, la date de mise à jour, le public cible, la responsabilité, la réutilisation et les actions entreprises soient consignées de manière cohérente.
Dois-je enregistrer chaque page web ?
Incluez au moins toutes les URL accessibles au public ou pertinentes pour votre activité. Ajoutez également les fichiers PDF, les pages de destination non liées, les médias et les informations récurrentes, car du contenu obsolète peut se trouver en dehors du menu de navigation principal.
Qui devrait être responsable de l'inventaire ?
Une personne doit coordonner le processus et documenter les décisions. La confirmation technique doit provenir du service compétent pour vérifier une déclaration, tel que la direction, le service des ventes ou les ressources humaines.
Comment gérer plusieurs versions linguistiques ?
Capturez chaque page linguistique séparément et associez-la à une base factuelle vérifiée. Documentez délibérément les différents contenus afin que l'adaptation destinée au groupe cible ne soit pas confondue avec une contradiction involontaire.
À quelle fréquence l'inventaire du contenu doit-il être mis à jour ?
Mettez à jour l'inventaire dès qu'un changement important survient et examinez les données critiques à intervalles réguliers. La fréquence appropriée dépend du rythme des changements, des risques encourus et de l'importance du contenu pour l'entreprise.
Dois-je supprimer automatiquement les pages courtes ou rarement consultées ?
Non. Une page courte peut remplir une fonction claire et être importante pour un public cible restreint. Ne supprimez un contenu qu'après en avoir vérifié la finalité, les références, la demande, les preuves et les redirections potentielles.
Quel est l'avantage le plus important d'un inventaire de contenu ?
Un inventaire de contenu permet de clarifier le contenu existant, ses sources et les responsabilités qui en découlent. Cela permet à votre organisation de corriger les erreurs plus rapidement, de réduire la maintenance redondante et de réutiliser le contenu du site web de manière fiable.
Un inventaire du contenu d'un site web permet de constituer une base de connaissances documentée, avec des sources, des responsabilités et des procédures de maintenance clairement définies. Cela réduit les informations contradictoires et permet à votre entreprise d'utiliser le contenu de manière fiable sur plusieurs langues et canaux.
