La governance dei contenuti è l'insieme vincolante di regole che disciplinano chi crea, revisiona, approva, pubblica, aggiorna e archivia i contenuti di un sito web. La governance dei contenuti definisce quindi ruoli e responsabilità, il processo di approvazione, la gestione delle versioni, i criteri di qualità e la responsabilità degli aggiornamenti durante l'intero ciclo di vita dei contenuti.
Per una PMI, il contenuto comprende tutti i contenuti digitali pubblicati strategicamente su siti web, negozi online, canali social, newsletter e altri ambienti digitali. Se vuoi saperne di più... Clicca qui per saperne di più. La governance significa principalmente meno informazioni contrastanti, decisioni chiare e meno sforzi di coordinamento. Le buone regole sui contenuti non devono essere complicate. Un piccolo team non ha bisogno di un'amministrazione complessa, ma piuttosto di pochi accordi chiari che vengano effettivamente rispettati nella pratica quotidiana.
La governance dei contenuti non ti dice quali contenuti devi produrre. La governance dei contenuti definisce chi è responsabile dell'accuratezza, dell'approvazione e della manutenzione continua dei contenuti.
Che cosa regola esattamente la Content Governance?
La governance dei contenuti collega persone, processi e sistemi. L'insieme di regole definisce come i contenuti vengono gestiti, dall'idea iniziale fino alla loro archiviazione finale. La governance editoriale dovrebbe rispondere almeno alle seguenti domande:
- Proprietà: A chi appartiene il contenuto e chi ne detiene la responsabilità professionale?
- Creazione: Chi è autorizzato a creare o modificare contenuti?
- Test: Quali criteri di qualità professionali, linguistici, legali e relativi al marchio si applicano?
- Pubblicazione: Chi è autorizzato a dare l'approvazione vincolante per la pubblicazione dei contenuti?
- rilasciare: Chi trasferisce i contenuti approvati sul sito web o su altri canali?
- Aggiornare: Chi si occupa della revisione dei contenuti esistenti e con quale frequenza?
- Documentazione: Come vengono registrate le modifiche, le decisioni e gli stati delle versioni?
- Archiviazione: Quando i contenuti obsoleti vengono rimossi, inoltrati o contrassegnati come storici?
Queste linee guida sui contenuti creano affidabilità. Senza responsabilità chiare, le modifiche vengono spesso trascurate, implementate due volte o appaiono solo su uno dei diversi canali.
Gestione dei contenuti, strategia dei contenuti, CMS e flusso di lavoro: la differenza
I termini descrivono diversi livelli di lavoro sui contenuti:
- * strategia dei contenuti Definisce quali obiettivi, gruppi target, argomenti e formati sono rilevanti per l'azienda.
- L´ CMS è il sistema tecnico in cui i contenuti vengono gestiti e pubblicati.
- La flusso di lavoro editoriale Descrive la sequenza pratica delle singole fasi di lavoro, come la progettazione, la revisione, la correzione e la pubblicazione.
- * Governance dei contenuti Stabilisce le regole vincolanti in base alle quali vengono utilizzati strategia, sistema e flusso di lavoro.
Un Content Management System ( CMS ) è un software che consente di creare, modificare, organizzare e pubblicare contenuti digitali senza dover programmare ogni singola modifica... Clicca per saperne di più . Può fornire diritti utente e stato di approvazione. Tuttavia, solo la Content Governance determina chi ha quali diritti, quando è richiesta l'approvazione e chi deve intervenire in caso di errori o informazioni obsolete.
Un modello semplificato per le PMI
In un'azienda a conduzione familiare, non è necessario che cinque persone lavorino su ogni testo. L'importante è che i ruoli siano chiaramente definiti. Una persona può ricoprire più ruoli, purché la responsabilità professionale e l'approvazione rimangano tracciabili.
1. Proprietario dei contenuti
Il responsabile dei contenuti ha la responsabilità professionale. Nel caso di una pagina relativa a un servizio, questa potrebbe essere la direzione o lo specialista di riferimento. Il responsabile dei contenuti decide quali affermazioni sono corrette e si assume la responsabilità di aggiornarle.
2. Autore o curatore
L'autore o il redattore crea o revisiona il contenuto. Può trattarsi di una persona interna all'azienda, di un membro della rete di esperti o di un sistema di supporto. Tuttavia, la creazione del contenuto non sostituisce la revisione da parte di esperti.
3. Esame tecnico-linguistico
Il revisore verifica i fatti, la chiarezza, la coerenza con il tono di voce del brand, le fonti e, se necessario, le dichiarazioni legalmente sensibili. Nei team di piccole dimensioni, questa revisione può essere gestita dal responsabile dei contenuti. Per i contenuti ad alto rischio, è consigliabile una seconda persona.
4. Persona responsabile del rilascio
La persona responsabile dell'approvazione stabilisce lo stato di approvazione vincolante. La pubblicazione può avvenire solo dopo che siano stati soddisfatti i criteri di qualità definiti. Per le modifiche di minore entità, la soglia di approvazione può essere inferiore rispetto a quella prevista per prezzi, promesse di prestazione o informazioni legalmente rilevanti.
5. Pubblicazione tecnica
Il responsabile della pubblicazione tecnica pubblica la versione approvata e ne verifica la presentazione. I controlli tecnici includono, ad esempio, link, titoli, immagini, mappatura linguistica e dati strutturati. Cosa sono i dati strutturati? I dati strutturati sono dati organizzati in un formato standardizzato in modo da poter essere facilmente indicizzati dai motori di ricerca e da altri sistemi... Clicca per saperne di più.
Per i team di piccole dimensioni: i ruoli possono essere accorpati, ma le rispettive responsabilità devono comunque essere chiaramente documentate.
Quali informazioni sono necessarie per ciascun contenuto gestito?
Un modello di governance snello funziona quando ogni contenuto importante è collegato solo a poche informative obbligatorie.
Contenuto e responsabilità
- Titolo o ID univoco del contenuto
- Titolare e rappresentante dei contenuti
- Fonte dei fatti contenuti
- Versione linguistica e versione nella lingua principale
- Versione
Stato e cura
- stato attuale della versione
- data di uscita
- Data dell'ultimo esame professionale
- data della prossima ispezione
- Regola per l'aggiornamento o l'archiviazione
Queste informazioni possono essere gestite nel CMS, in una base di contenuti strutturata o, inizialmente, in un documento chiaro e conciso. Lo strumento utilizzato è secondario. Ciò che conta è che il team utilizzi la stessa logica coerente.
Utilizzare correttamente lo stato di rilascio e la numerazione delle versioni.
Un modello di stato chiaro impedisce la pubblicazione di contenuti incompleti o non revisionati. Per molte PMI, cinque stati sono sufficienti:
- Brutta copia: Il contenuto è in fase di creazione e potrebbe non essere ancora pubblicato.
- In fase di revisione: Il contenuto è in attesa di revisione professionale, linguistica o legale.
- Rilasciato: Il contenuto soddisfa i requisiti definiti e può essere pubblicato.
- Rilasciato: La versione rilasciata è attiva sul sito web o su un altro canale.
- Obsoleto: Il contenuto deve essere aggiornato, sostituito o archiviato.
Il controllo di versione include un registro delle modifiche tracciabile. Questo registro documenta, come minimo, chi ha apportato quale modifica, quando e perché è stata approvata. Per processi più complessi o sensibili, questo principio corrisponde a una traccia di controllo (audit trail).
Il controllo delle versioni non dovrebbe creare complessità inutili. Ad esempio, per un orario di apertura, è sufficiente una breve voce con il vecchio valore, il nuovo valore, la data della modifica e la persona responsabile. Per la descrizione di un servizio che contiene informazioni legalmente sensibili, il registro delle modifiche richiede un contesto più ampio.
I dati centralizzati dell'azienda come unica fonte di verità
Le informazioni aziendali chiave, come orari di apertura, recapiti, indirizzi, servizi, prezzi e persone di riferimento, non dovrebbero essere inserite singolarmente su ogni pagina. È preferibile un'unica fonte di riferimento : una fonte unica, ben gestita e autorevole da cui tutti i siti web e i canali attingano le proprie informazioni.
Una singola fonte di verità da sola non risolve il problema organizzativo. Anche una singola fonte di verità richiede un responsabile dei contenuti, un processo di approvazione e un ciclo di revisione definito. Altrimenti, verranno diffuse informazioni centralizzate ma potenzialmente obsolete.
Nel mio lavoro con le PMI, mi imbatto regolarmente nella stessa situazione: la pagina dei contatti riporta orari di apertura diversi rispetto al piè di pagina del sito web, un PDF contiene ancora una descrizione del servizio obsoleta e la versione italiana non è più aggiornata. Raramente la causa è da attribuire alla mancanza di diligenza. Più spesso, si tratta di una mancanza di ruoli chiari e di una fonte affidabile.
Dopo la pulizia, il processo è chiaro: la persona responsabile modifica il record centrale dei dati, una seconda persona esamina la modifica rilevante per l'attività, lo stato di approvazione viene documentato e tutti i risultati collegati adottano le stesse informazioni approvate. Questa è anche la logica alla base di un modello di contenuto strutturato per siti web.
Gestione dei contenuti multilingue
I contenuti multilingue richiedono regole aggiuntive, poiché un testo di partenza tecnicamente corretto non garantisce automaticamente traduzioni coerenti. I seguenti punti necessitano di chiarimenti, soprattutto per le PMI altoatesine:
- Qual è la lingua della versione principale?
- Chi si occupa della traduzione o della revisione della rispettiva versione linguistica?
- Chi controlla la terminologia, il tono e le peculiarità regionali?
- È necessario implementare ogni modifica in tutte le lingue?
- Come viene segnalato che una traduzione non è ancora stata aggiornata?
- Chi garantisce l'accesso linguistico?
Un processo definito collega le versioni linguistiche tramite lo stesso contenuto o ID. Se la versione principale viene modificata, le traduzioni associate devono essere automaticamente o manualmente impostate sullo stato "in fase di revisione". Ciò garantisce che rimanga sempre chiaro quale versione linguistica sia quella corrente.
Criteri di qualità per i contenuti del sito web
La qualità non dovrebbe dipendere dal gusto personale. Definisci alcuni criteri che verranno verificati per ogni approvazione:
- Precisione: I servizi, i nomi, le cifre, le date e i recapiti sono corretti?
- Responsabilità: È stata designata una persona qualificata?
- Comprensibilità: Può il Gruppo-targetDefinizione del gruppo target Un gruppo target (anche gruppo target, pubblico di riferimento) è un gruppo specifico di persone o gruppi di acquirenti (come consumatori, potenziali clienti, decisori, ecc.)... Clicca per saperne di più Comprendere il contenuto senza un linguaggio inutilmente complicato?
- Coerenza del marchio: Il messaggio, il tono e il design sono coerenti con il posizionamento?
- Tracciabilità: Le affermazioni più importanti sono supportate da fonti esterne o da documenti interni?
- attualità: È prevista una data per l'ispezione e una data per la prossima ispezione?
- Qualità tecnica: I collegamenti, i contenuti multimediali, l'assegnazione della lingua e la visualizzazione funzionano correttamente?
- Accessibilità: La struttura, i testi alternativi e la formulazione sono fruibili per il maggior numero possibile di persone?
Se opportunamente configurati, i controlli possono rilevare errori di ortografia, campi mancanti, link non funzionanti o discrepanze nei dati aziendali. Tuttavia, l'approvazione finale spetta a una persona. La tecnologia supporta la persona responsabile, ma non se ne assume la responsabilità.
Ciclo di vita e archiviazione dei contenuti
La gestione dei contenuti non si esaurisce con la pubblicazione. Un ciclo di vita completo dei contenuti comprende pianificazione, creazione, revisione, approvazione, pubblicazione, manutenzione e archiviazione.
La fase finale è spesso lasciata senza regolamentazione. Annunci di lavoro obsoleti, offerte scadute o servizi non più disponibili non dovrebbero rimanere online indefinitamente. Pertanto, è necessario prendere una decisione per ogni singolo contenuto:
- Il contenuto rimarrà disponibile e verrà rivisto regolarmente.
- Il contenuto verrà aggiornato e pubblicato in una nuova versione.
- Il contenuto verrà sostituito con una pagina più appropriata.
- Il contenuto verrà archiviato se rimarrà rilevante come prova.
- Il contenuto verrà rimosso e, se necessario, inoltrato a un successore idoneo.
Introduzione alla governance dei contenuti in sei fasi
Per un piccolo team, consiglio di definire chiaramente il punto di partenza. Non iniziate con tutto il contenuto, ma con le informazioni in cui eventuali errori potrebbero avere conseguenze per l'azienda.
- 1. Identificare i contenuti critici: Raccogli informazioni su servizi, prezzi, orari di apertura, modalità di contatto, indirizzi, persone di riferimento e dettagli legalmente rilevanti.
- 2. Assegnare le responsabilità: Per ciascuna area di contenuto, indicare un responsabile del contenuto e un rappresentante.
- 3. Imposta lo stato: Utilizzare un modello unificato di bozza, revisione, approvazione, pubblicazione e obsolescenza.
- 4. Definire i limiti di rilascio: Stabilisci quali modifiche possono essere pubblicate direttamente e quali richiedono una seconda approvazione.
- 5. Determinare la frequenza dei test: Verifica più spesso le informazioni che cambiano frequentemente rispetto ai testi di origine stabili.
- 6. Modifiche al documento: Annotare la versione, la data, la persona responsabile e il motivo della modifica.
Una struttura di base centralizzata per il sito web può supportare tecnicamente queste regole attraverso campi strutturati, permessi, stato e record di dati riutilizzabili. Una panoramica delle aree funzionali rilevanti è fornita nell'articolo sulle funzioni del sito web di btlabs Core . Tuttavia, la configurazione tecnica è efficace solo se le regole organizzative sono state chiarite in anticipo.
Domande e risposte sulla governance dei contenuti
Un'attività individuale necessita di una governance dei contenuti?
Sì. Anche se gestisci tutti i ruoli da solo, date di revisione fisse, controllo delle versioni e un registro delle modifiche saranno utili. La governance dei contenuti impedisce che informazioni obsolete rimangano inosservate sul sito web o che le modifiche alle singole versioni linguistiche vengano dimenticate.
Di quanti rotoli ha bisogno una piccola o media impresa (PMI)?
Di solito, tre funzioni assegnate sono sufficienti: responsabilità tecnica, elaborazione e approvazione. Una persona può svolgere diverse funzioni, ma una seconda persona dovrebbe esaminare le informazioni critiche per l'attività aziendale.
Con quale frequenza è opportuno rivedere i contenuti di un sito web?
La frequenza di revisione dipende dalla frequenza con cui i contenuti cambiano. Orari di apertura, prezzi, appuntamenti e persone di contatto richiedono controlli più frequenti rispetto alla storia dell'azienda. Ogni informazione importante dovrebbe avere una data di revisione documentata.
Un CMS include già la governance dei contenuti?
No. Un CMS fornisce funzioni per i diritti degli utenti, il versioning e le approvazioni, ma non determina le regole operative. La governance è ciò che definisce chi può utilizzare quale funzione e a quali condizioni.
Qual è la differenza tra governance dei contenuti e piano editoriale?
Un calendario editoriale organizza argomenti, scadenze e pubblicazioni programmate. La gestione dei contenuti regola in modo permanente la responsabilità, la qualità, l'approvazione, l'aggiornamento e l'archiviazione di tutti i contenuti, compresi quelli non facenti parte di un processo editoriale in corso.
In che modo la governance dei contenuti previene la presenza di dati aziendali contraddittori?
La governance dei contenuti definisce una fonte dati vincolante, un responsabile dei contenuti e un processo di modifica controllato. Ciò impedisce che orari di apertura, servizi o recapiti vengano gestiti in modo indipendente in più sedi.
Quali regole si applicano ai contenuti dei siti web in tedesco e italiano?
Stabilire una versione linguistica principale, una persona responsabile per ciascuna lingua e una procedura obbligatoria di approvazione linguistica. Qualsiasi modifica al contenuto principale deve essere automaticamente o a livello organizzativo contrassegnata come "da revisionare" per le traduzioni interessate.
L'intelligenza artificiale è autorizzata a modificare i contenuti nell'ambito del quadro di governance?
L'intelligenza artificiale (IA) è il termine generico che indica i sistemi digitali in grado di riconoscere schemi nei dati e di assumere compiti che altrimenti richiederebbero la percezione, la valutazione o il processo decisionale umano. Clicca per saperne di più . L'IA può creare bozze, preparare traduzioni o supportare controlli di qualità formali. La responsabilità professionale, la revisione e l'approvazione finale rimangono in capo a persone designate, al fine di garantire la trasparenza nel processo decisionale.
Come posso riconoscere un sistema di gestione dei contenuti funzionante?
Per ogni contenuto importante, sono chiaramente visibili la responsabilità, lo stato, la versione e la data della prossima revisione. Le modifiche sono tracciabili, le versioni multilingue vengono aggiornate in modo coordinato ed esiste una decisione documentata in merito ai contenuti obsoleti.
